Titelbild: redaktionelles Symbolbild.
Eine Abwesenheitsnotiz beantwortet drei Fragen: Wann bist du wieder erreichbar? Wird die Nachricht bearbeitet? Wer hilft bei dringenden Anliegen? Einen privaten Grund musst du dafür nicht ausführlich erklären. Ersetze sämtliche Platzhalter, bevor du die automatische Antwort aktivierst.
1. Kurz und sachlich
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab [Datum] wieder erreichbar und bearbeite Ihre E-Mail anschließend. Während meiner Abwesenheit wird die Nachricht nicht weitergeleitet.
Freundliche Grüße
[Name]
Diese Fassung passt nur, wenn tatsächlich keine Weiterleitung oder Vertretung erfolgt. Versprich keine sofortige Antwort am ersten Arbeitstag, wenn sich Nachrichten ansammeln können.
2. Mit abgestimmter Vertretung
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht erreichbar. In dringenden Fällen hilft Ihnen [Name oder Team] unter [Kontakt]. Ihre Nachricht wird [nicht automatisch weitergeleitet / von meiner Vertretung bearbeitet].
Freundliche Grüße
[Name]
Wähle genau eine der beiden Varianten in der letzten Klammer. Sprich mit der Vertretung ab, welche Anliegen sie übernehmen kann und welcher Kontakt veröffentlicht werden soll.
3. Für eine kurze Abwesenheit
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Heute bin ich nur eingeschränkt erreichbar. Ich melde mich ab [Tag/Datum] bei Ihnen. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [abgestimmter Kontakt].
Freundliche Grüße
[Name]
Streiche den letzten Satz, wenn es keine erreichbare Vertretung gibt. Eine nicht zuständige Person als Notkontakt einzusetzen hilft dem Absender nicht.
4. Auf Englisch
Thank you for your message. I am out of the office until [date] and will respond after my return. Your email will not be forwarded. For urgent matters, please contact [name/team] at [contact details].
Kind regards,
[name]
Schreibe das Datum für internationale Empfänger eindeutig, etwa „14 September 2026“. Passe die Aussage zur Weiterleitung an den tatsächlichen Ablauf an.
Vor dem Aktivieren prüfen
- Beginn, Ende und Rückkehrdatum stimmen überein.
- Alle Platzhalter und Auswahlmöglichkeiten sind ersetzt.
- Kontakt und Zuständigkeit der Vertretung sind abgesprochen.
- Interne und externe Antworten enthalten nur passende Informationen.
- Es werden keine unnötigen Details über Reiseort oder private Umstände genannt.
Teste die Antwort nach den Möglichkeiten deines E-Mail-Systems. Prüfe nach deiner Rückkehr, ob die automatische Antwort beendet wurde. Die genaue Einstellung hängt vom verwendeten Programm ab.
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Erstveröffentlichung: 06.12.2023. Redaktionell überarbeitet im September 2026.